5.4 制定项目章程
5.4.1 项目章程
成功的项目一开始就要有一个能被各方利益相关者理解和接受的详细的项目定义。项目定义就是把项目要开展的主要工作元素都以书面的形式写下来，以确保得到团队成员对项目各项活动的承诺，以及项目团队和项目利益相关者对工作范围和资源配置的承诺。作为项目启动的基础，一份获得以上承诺来执行项目的授权文件是必不可少的，这份文件就是项目章程。值得注意的是，在不同的组织，启动文件不一定就命名为项目章程。例如，在建筑施工领域，这份文件可能就叫项目方案；在地产开发公司，项目章程可能就是提交董事会批准的项目建议书。
项目章程是一份由项目团队以外的、对组织资源有控制权的直接管理者和支持项目的管理者所签发的书面文件。其目的是正式批准项目，授权项目经理能够在项目内部调配组织资源用来开展项目活动。项目章程的签发对于项目来说是一个关键的起点，这一过程的完成以项目启动会议的召开为标志。在项目启动会议上项目经理将向项目团队和参加项目启动会议的其他人员出示并讲解项目章程。
项目章程一旦被认可就能保证项目的各方利益相关者对项目的共同理解，帮助项目团队成员和项目利益相关者就实现的项目目标和项目的可交付成果达成一致。使用在项目章程中所获取的信息识别出开展项目所必需的资源，为项目进入到详细的计划阶段做准备。通过编制项目章程，就可以把项目与组织的战略及日常运营工作联系起来。
5.4.2 项目章程的编写过程
编写项目章程的一般步骤如下。
（1）收集基本信息。项目章程是整个项目管理过程中最重要的项目文件，因为组织需要制定项目章程来授权项目团队调拨组织内的资源来运行项目，所以编写项目章程之前，项目团队必须收集与项目有关的重要信息，包括：
1）组织的战略规划。组织的战略规划概述了组织在最近几年内的经营目的和经营方向。
2）客户需求或者客户合同。
3）项目利益相关者的分析情况。
4）项目选择和成功标准。定义了项目被选择的参数，并解释了开展项目的理由和定义了衡量项目是否成功的标准。
5）项目建议书。描述了项目需求、项目目标、开展项目的解决方案以及商业论证。
6）组织的环境因素，包括组织文化和管理结构、政府或者行业标准、基础设施、现有的人力资源储备、人事管理、组织工作的授权体系、市场状况、商业数据库、项目管理信息系统等。
7）组织内部的审批程序和过程，包括组织的工作程序和过程、规范化的纲领、工作说明、项目评估标准和绩效测量标准、组织汇报要求、风险控制程序等。
8）来自以前类似项目的信息。
9）项目团队成员的项目知识和经验。
（2）编写项目章程的主要内容。在编写项目章程的时候，一般要按照以下顺序来制定：
1）项目需求。在这个部分阐述项目的商业目的，即说明项目存在的原因以及项目的驱动力，主要包括客户的需求、项目发起人的需求、组织的战略需求等。
2）项目的成功标准和项目目的。在这个部分应该列出经利益相关方一致认同的成功标准和项目目的（与项目逻辑框架一致）。
3）项目产品。在这个部分具体地描述项目产品的性质和特征，定义项目的可交付成果。
4）项目的具体目标。在这个部分列出项目具体的进度、成本和质量指标等。
5）指定项目经理。正式委任项目经理是项目章程的目的之一。在这个部分应该阐述项目经理获得的授权范围和程度，确保项目经理能够获得足够的权力以调拨资源对项目进行管理。
6）明确项目里程碑。在这个部分只需要列出项目中关键的几个里程碑事件。在项目章程中确定里程碑事件最大的好处就是获得各项目利益相关者对里程碑定义和实现时间的一致认同。
7）主要项目利益相关者的识别。在这个部分主要描述对项目利益相关者分析的结果和结论。本项目的主要利益相关者和次要利益相关者是谁，他们在本项目中的立场是什么。
8）项目的组织权力结构。项目章程最显著但又最容易被忽视的一个作用就是定义和构架项目的组织结构。项目团队应该在这个部分把项目的组织权力结构明确地表示出来，以获得各个方面的支持和认可，为项目的计划和执行奠定一个坚实的组织基础。在描述组织权力结构的时候，一个比较好的做法就是把参与项目各职能部门的地位、作用和权力关系通过图标的形式表现出来。
9）项目的外部环境描述。这个部分主要描述项目所在外部环境的客观现实条件，包括外部环境的假设条件和制约条件等。
10）项目的主要风险（在这个部分主要列出在项目设计阶段进行风险识别和评估后的结果，在本书第7章予以详细介绍）。
11）项目的预算和预期的投资回报。
以上内容是一个完整的项目章程应该包括的11个要素。实践证明，在项目章程中如果缺乏对其中任何一项的定义和描述，也就是说项目的相关各方没有对该要素取得一致认同，都会严重阻碍今后在项目计划和执行过程中的管理。项目团队应该对项目章程的制定工作引起足够的重视，按照标准来制定和核对项目章程是否完整，确保项目章程的内容与基本信息文件的内容一致，以及获得项目客户、项目发起人和关键的项目利益相关者对项目章程的认同和支持。
此外，在项目章程的末尾还应该列出：
1）授权批准项目章程的直接管理者、项目发起人、项目客户的签名或所在部门的印章。签名或所在部门的印章意味着组织和客户对项目的官方认可。
2）项目章程所抄送的部门清单。一方面，收到项目章程是项目启动的标志和信号；另一方面，收到项目章程意味着项目已经存在了，而且项目需要这些部门的支持。
5.4.3 编写项目章程的意义
项目章程作为正式的项目授权文件，不仅给项目树立了合法地位，提高了项目在组织内部的显著性。而且能起到调配资源、知会项目进度的作用，让项目经理能够有权在项目内部调配资源，以达到项目的预期目的。项目章程能够清晰地描述项目所需要的资源和时间投入，需要哪些部门的协助，项目的进度，以及谁负责项目的各个方面。项目章程的主要优点体现在它简洁明了，用简练的语言描述了项目的宗旨和目的，既交代了主要内容，又将细节省略了，避免让细节来混淆信息。实践中，在项目的启动阶段仓促立项往往导致项目的失败。从项目管理的角度分析，其本质原因就是在启动阶段没有对项目章程中的管理要素予以详细分析而造成的。
